CONVERSATION AVEC MA BOITE MAIL.

A les fameuses boites mails !!! L’e mail s’est imposé progressivement comme un canal incontournable dans notre vie quotidienne. Si vous êtes comme moi vous vous précipitez le matin pour lire vos mails… Pour moi les mails sont comme un coup de fil de mes copines, j ai envie de les lire de répondre ,bref «blaguer» sur la toile comme au téléphone !!!

Mais je n’ ai pas que des mails de copines dans mes boites ! Donc je perds du temps, je ne m ‘y retrouve plus , j’entasse et j ‘ai une boite mail qui s’ allonge au fil des jours.

En effet comme je laisse tous mes mails dans ma boite de réception je perds du temps car : Je les parcours rapidement d un oeil distrait Je voie une pub de réduction sur un site de chaussures en ligne ! Chouette je reviendrai plus tard trouver la bonne affaire….. Je les laisse en attente , je relirai celui ci ou l’autre etc… Je leur mets un petit drapeau pour y revenir , une couleur ou un signe quelconque et puis je n’y reviens jamais ou rarement ! J’accumule les mails non lus, je parcours rapidement les mails longs et je les laisse trainer pour plus tard etc……

Résultat des courses, c est un travail  stressant et inutile qui fait passer des heures devant un ordinateur, heures que l’on pourrait récupérer pour des tâches plus agréables (  se faire plaisir en allant passer une heure dans un jacuzzy avec une copine et pouvoir papoter ou lire un roman un magazine , enfin comme toujours se faire plaisir !

Mais cela c ‘était avant ! Avant que ma super copine coach en organisation qui s’était déjà penchée sur mes placards ne se penche sur mon ordinateur ! Donc je vous livre sa méthode de coach impitoyable !

Premier principe à adopter : Décidez que vous consulterez votre messagerie à un moment choisi dans la journée et vous y tenir (le plus dur pour moi!) .

Deuxième principe :  Attribuez à chaque fonction une messagerie. La règle d’or c’est compartimenter ! Vous n’échapperez pas aux spams si vous avez l’habitude de faire vos achats sur Internet. Mais si vous utilisez une adresse qui y est dédiée, la bonne nouvelle est que cette pollution sera circonscrite à cette seule messagerie. Donc avant de classer créez vous une adresse spéciale pour vos commandes, vos visites sur des sites etc…

Pour les  nouveaux mails : principe vider sa messagerie

Gardez votre cahier ou carnet de notes (méthode ZDT) pour noter immédiatement une tache à faire ou un rendez vous . Pour chaque mail, décidez tout de suite ce qu’il y a faire :  action réaction

Si vous devez répondre, répondez immédiatement vous avez décidé de traiter vos mails donc vous traitez tout de suite. Si vous ne devez pas répondre envoyer vers la poubelle . Si le mail demande plus de temps de réflexion glissez le dans un répertoire distinct.

Par exemple je suis en train de me former aux mystère de wordpress et j’ai choisi une formation en ligne avec Cedric du blog Autour du Tuto (blog que je vous recommande mais nous en reparlerons ) Cedric m’envoie des mails tous les jours pour me donner des informations , j’ai crée une boite “autour du tuto” et je classe systématiquement ses mails dans cette boite, je ne risque pas de les perdre et je peux les récupérer sereinement au moment ou je dois me former.) Vous pouvez créer un répertoire indépendant sur votre ordinateur appellé par exemple  A ACTION  pour les mails à traiter plus tard. Si vous désirez garder une trace d un mail créez une boite A GARDER et glissez les immédiatement dans cette boite.

Pour tous les autres mails, jetez les sans état d’âme ! A la fin de votre lecture vous ne devez avoir une boite mail vide avec simplement des dossiers crées , et une liste d ‘actions à faire sur votre cahier.

A la fin de ce processus  votre boite est vide vous pouvez tranquillement reprendre dans votre dossier Action les mails à traiter sereinement sans distraction.

Pour les vieux mails : soyez sélectifs !

Pour ceux qui trainent, ceux que vous avez laisses là au cas ou : aucune pitié, triez les : Jetez ce qui ne vous intéressent pas (les blagues, les pubs ect… Pour les autres il ne vous reste qu ‘à les classer dans le répertoire ACTION ou A GARDER  mais ne les laissez pas dans votre boite ! Le but étant je vous le rappelle d’ avoir enfin une boite mail vide.

Résultat de ce fabuleux tri :  Votre boite de réception est toute blanche. Votre messagerie retrouve sa vitesse .Votre tri est fait. Vos dossiers sont crées. Vous allez gagner du temps !  Et pour l’avoir mis en pratique je peux vous assurer que maintenant chaque jour je ne mets plus que 5 mn pour trier mes mails !

réponse,classement, poubelle ….

C’est à vous ! essayez et dites moi ce que vous en pensez !

 

 

 

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4 Commentaires

    • 4 septembre 2013 / 17 h 28 min

      je ne captais pas pendant mes vacances et je me suis rendue compte de mon addiction !!!!

  1. 30 août 2013 / 15 h 42 min

    Tim ferris dans son bouquin la semaine de 4 heure s’oblige à regarder ses mails qu’une fois par jour. Il dit que ca marche bien mais j’ai essayé et mon boss m’a tué… Merci pour l’article et a+

    • 30 août 2013 / 16 h 41 min

      Moi je les regarde 10 fois par jour ! impossible de me discipliner !

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